Jak vybrat informační systém a nespálit se při tom?

Hledání vhodného podnikového systému může být poněkud náročné. Nabídka je obrovská a mezi jednoduchými účetními programy a složitými ERP systémy se laik snadno ztratí. A nejčastější chyba? Firma vlastně pořádně neví, co přesně hledá, takže pak buď koupí zbytečně složité a drahé řešení - anebo naopak systém, ze kterého brzy „vyroste“.

Co opravdu (ne)potřebujete?

Než se pustíte do hledání dodavatele, udělejte si jasno v tom, co přesně chcete systémem řešit. Jde vám jenom o účetnictví a faktury? Nebo také sklady, výrobu a péči o zákazníky? Mějte na paměti, že obchodník má úplně jiné potřeby než výrobce či účetní kancelář. Někdo hlavně fakturuje a hlídá sklad, jiný plánuje výrobu nebo eviduje rozsáhlý majetek. Sepište si seznam procesů ve firmě a určete, které z nich má pokrýt nový informační systém.

Pro malé firmy

Máte menší firmu nebo podnikáte na živnost? Pak si nejspíš vystačíte s dobrým účetním softwarem. Dobrou volbou je například ekonomický software RIS/RIS.NET - v základní verzi obsahuje všechno, co běžně potřebujete - faktury, účetnictví, daně, mzdy a evidenci majetku.

Výhoda spočívá v rychlé implementaci - za den či dva jste zpátky v provozu. Nebudete díky tomu platit za zbytečné funkce, které stejně nikdy nevyužijete. Pro malou firmu platí, že systém by neměl být složitější než firma sama.

A navíc nebudete muset najmout odborníka jen kvůli obsluze programu. Většina malých účetních softwarů je dnes navržená tak, aby je zvládl používat i člověk bez specializovaného školení.

Když firma roste, rostou i její potřeby

S růstem firmy brzy narazíte na limity jednoduchých programů. Zaměstnanci začnou používat Excel jako berličku, přepínají mezi různými programy a nikdo pořádně neví, která verze dat je ta správná.

Ve střední firmě už potřebujete mít všechno pod jednou střechou. Systém jako RIS/RIS.NET v rozšířené verzi propojí účetnictví se sklady, objednávkami i péčí o zákazníky. Dané řešení ušetří spoustu času, který by jinak spolklo přepisování údajů z jednoho programu do druhého.

Na zavedení si nechte aspoň dva až tři měsíce. Ačkoliv jde o časovou i finanční investici, vrátí se vám v podobě přesnějších dat a rychlejších rozhodnutí.

Velcí hráči mají velké nároky

Firma se stovkami zaměstnanců a milionovými obraty potřebuje pořádný systém. Takový, který utáhne ohromné množství dat, nabízí kvalitní zabezpečení a dokáže se propojit s vašimi dalšími systémy.

Tady už nezbývá než sáhnout po pořádném ERP řešení jako je RIS/RIS.NET v enterprise verzi. Zavedení zabere pár měsíců a bude stát několik milionů, ale získáte dokonalý přehled o firmě a solidní základ pro důležitá rozhodnutí.

Kupujete budoucnost, ne jen současnost

Pořizujete systém na několik let dopředu, tak myslete na to, kam firma směřuje. Dobrý systém s vámi poroste - ať už potřebujete přidat další uživatele, zpracovávat více dat nebo využívat nové funkce.

Vyberte si proto dodavatele, který vám umožní informační systém postupně rozšiřovat. A pamatujte, že nejde jen o cenu. Vybíráte partnera, který ovlivní chod vaší firmy na dlouhé roky dopředu.